Terkait Menejemen Surel

9 September 2018 β€’ Edwin Lunando

Salah satu kegiatan rutin yang ku lakukan setiap hari adalah membaca, menulis, dan menyimpan surel. Masih banyak komunikasi formal maupun informal yang menggunakan surel, kerjaan atau pun non-kerjaan. Walaupun moda komunikasi utama sekarang sudah berpindah ke aplikasi chat, belum ada tanda-tanda surel akan berhenti digunakan, kok. Sistem utas pada surel masih diperlukan untuk komunikasi asinkron yang lebih padat dan terstruktur.

Sayangnya, melihat dari penggunaan surel teman-teman saya, banyak yang memakai surelnya itu berantakan. Mereka seringkali kelewatan info terbaru atau bahkan kelupaan merespon surel terkait operasional pekerjaan yang waktu responnya jadi lebih lambat, bisa mencapai hitungan hari. Ku sih paham, dari mereka yang sejak awal lulus sekolah atau kuliah itu media komunikasi utamanya sudah aplikasi chat, tidak biasa menggunakan surel. Yang sebenarnya, tidak ada masalah juga selama operasional kerjanya tetap lancar. Aku pun pernah mengalami masalah yang sama, karena sudah dari awal menggunakan chat, hampir tidak pernah buka surel. Tapi, lama kelamaan, ku sadar kalau untuk meningkatkan performa, menejemen surel ini salah satu bidang yang efeknya terasa.

Jadi, berikut merupakan kiat-kiatku dalam membentuk kebiasaan menggunakan surel yang efektif.

Kurangi Surel

Tiap 2 atau 3 bulan, ku selalu meninjau ulang surel berlangganan saya. Yang sering terjadi itu antara saya suka iseng langganan surel, tapi ternyata konten surelnya tidak menarik atau entah alamat surel saya dipaksa didaftarkan ke surel pemasaran yang tidak jelas. Kalau saya merasa surel-surelnya sudah tidak saya baca lagi, langsung berhenti berlangganan. Untuk beberapa surel rese yang mempersulit hidup dengan menyembunyikan tautan berhenti berlangganan atau bahkan tidak ada atau sudah diklik tapi tidak bisa berhenti, langsung saya tandai sebagai spam dan blok. Kalau merasa kesulitan, bisa mencoba pakai situs unroll.me.

Dengan mengurangi jumlah false positive atau yang kurang penting dari surel yang masuk, ku jadi semakin yakin kalau surel-surel yang masuk ke inbox itu penting dan sepadan untuk dibaca. Itu insentif yang membantu membangun kebiasaan sisihkan waktu untuk membaca surel.

Mulai dari Nol ya

Ya, ku juga pernah merasakan kehancuran saat jumlah surel tak terbaca di kotak masuk itu sampai ratusan ribu. Kalau sudah terjadi seperti ini, biasanya aku langsung hapus atau masukin ke arsip semuanya, terus mulai dari nol lagi. Tidak revelan kalau harus mulai bacain satu-satu, apa lagi surel-surel yang sudah dari sekian bulan atau tahun yang lalu.

Memulai kotak masuk dari nol lagi memberikan keuntungan. Yang pertama, tentunya semangat mulai dari awal lagi. Mirip dengan semangat saat mengerjakan proyek baru, baru beli barang baru, dan baru selesai membersihkan rumah. Ada perasaan segar yang membantu membuat komitmen dari awal lagi. Yang kedua, sebenarnya kelanjutan dari yang pertama, lepas dari beban puluh ribu atau bahkan ratusan ribu surel yang tidak terbaca itu… melegakan, sih. Ku jadinya bisa lebih fokus ke surel-surel yang lebih penting di masa depan.

Gunakan Shortcut

Untuk di komputer biasa, buat ku, kalau mau jadi super produktif dalam sebuah alat, harus jadi power user, menggunakan fitur-fitur yang pengguna biasa tidak gunakan. Belajar menggunakan semua shortcut itu memang panjang dan penuh dengan perjuangan karena kudu membentuk kebiasaan baru. Sampai sekarang pun saya juga belum 100% operasional dengan shortcut, tapi tidak apa-apa karena fokusnya yang penting produktivitas naik. Sedikit-sedikit tidak apa-apa, yang penting ada kemajuan. Untuk awal, bisa mencoba menggunakan shortcut ini:

Cukup dengan memulai dari kelima shortcut tersebut. Cara kerja saya biasanya, tiap kali mengecek surel, saya hanya perlu membuka satu surel yang paling atas, baca, lalu klik [ kalau sudah selesai dibaca atau dibalas. Begitu terus sampai kotak masuknya kosong. Sisa shortcut-nya digunakan saat dibutuhkan saja.

Hampir semua surel client yang saya tahu, perlu mangaktifkan shortcut secara manual di pengaturan. Mungkin karena memang bukan untuk pengguna biasa.

Singkat dan Langsung

Untuk penulisan dan mengirim dan membalas surel, standar singkat dan jelas saja, sih. Formatnya juga seperti standar profesional pada umumnya dengan pembuka, isi, dan penutup. Pembuka cukup dengan salam menggunakan nama penerima, untuk isi saya biasanya langsung menuju intensi dengan eksplisit, dan penutup diakhiri dengan salam atau terima kasih. Untuk komunikasi yang efektif, rasanya belum ketemu metode lain dari sisi penulisan yang lebih baik. Kalau ada, tolong kasih tahu saya. 😁

Pakai Labs Agar Lebih Nyaman

Khusus untuk aplikasi Gmail di web, saya ada beberapa rekomendasi semacam β€œplug-in” yang bisa membuat pengalaman bersurel jadi lebih efisien lagi. Berikut daftarnya:

Untuk sementara baru 2 itu, saya sendiri sih selalu meluangkan waktu di akhir minggu untuk eksplorasi cara pakai atau aplikasi baru yang bisa membaut pekerjaan saya jadi lebih efisien. Akan saya perbarui lagi kalau ada yang bagus. Kamu sendiri juga bisa uji coba labs Gmail sendiri untuk mencari yang cocok untuk alur kerja kamu.

Jadi, saya mencoba alur kerja ini selama beberapa bulan ke belakang dan saya sampai sekarang puas sih. Surel saya relatif lebih rapih dan jadi jauh lebih rajin dalam membaca dan membalas surel-surel yang masuk. Paling masalah utama yang sampai sekarang solusinya belum ketemu itu, cara menyatukan beberapa akun surel menjadi satu. Lelah harus buka beberapa tab peramban untuk tiap akun-akun surel. Untuk sementara, cukup sih, saya sudah merasa jadi lebih produktif dengan begini. Sampai ketemu metode menejemen surel yang lebih enak.